Siemens GF 2016

Olympiahalle: storslået ramme med høj sikkerhed

Olympiahalle, som kan huse mere end 15.500 gæster, dannede en storslået ramme om ikke bare en af Tysklands største generalforsamlinger, men også en af verdens største generalforsamlinger.

Ved ankomst skulle alle igennem et sikkerhedscheck (som i lufthavnen), og der var synligt politi til stede. Men det høje sikkerhedsniveau blev opfattet positivt og stemningen var god. Efter sikkerhedskontrollen blev aktionærernes adgangskort scannet ved hjælp af en rfid scanner/port, som man gik igennem. Gæster havde deres egen sluse, hvor gæstekort blev afleveret, og storaktionærer/ stedfortrædere (fuldmagtsbærere) havde ligeledes en særskilt indgang.

Udstilling af produkter aktiverer generalforsamlingen

I området rundt om "generalforsamlingssalen" havde aktionærerne under hele generalforsamlingen mulighed for at få forplejning. Derudover var der opsat forskellige tableauer, som fremviste Siemens’ forskellige forretningsområder, blandt andet et produktionsanlæg, der fyldte små parfumeflasker og derefter påskruede låg i et meget højt tempo. 200-året for stifteren Werner von Siemens’ fødselsdag blev også fejret.

De obligatoriske foldere, der beskriver hvordan man stemmer samt indeholder agendaen og CV på de bestyrelsesmedlemmer, der er på genvalg, stod synligt fremme. Blandt afstemningspunkterne var der et dansk islæt, eftersom Siemens havde opstillet Jim Hagemann Snabe til genvalg til bestyrelsen. Et hverv han også bestrider i Danske Bank.

Generalforsamlingssalen var mere end imponerende. Deltagerne kunne tage plads på stolerækkerne på gulvet eller langs siderne og hallen gav indtryk af at være et kæmpestort auditorium. De forreste rækker var reserveret til de prominente gæster, såsom den pensionerede CEO og formanden for bestyrelsen. Repræsentanter fra familien Siemens var også til stede. Herudover var der gjort særlig plads til de aktionærer, der ønskede ordet. Disse pladser tæt på talerstolen var indrettet med bordplads, så der kunne arbejdes med de indlæg og kommentarer, som aktionærerne havde forberedt.

Live broadcast af formandens beretning

Kl. 10:00 - Vi begyndte overraskende nok, en smule forsinket ca. 5-10 minutter over kl. 10, men det tager også sin tid at få de ca. 8.500 aktionærer og gæster på plads. Inden da havde jeg fået udleveret et tolke-sæt, som gjorde det muligt for mig at følge med på engelsk.

Hvor generalforsamlingen i Danmark styres af en dirigent, er det i Tyskland, formanden, der styrer generalforsamlingen, og han bød varmt velkommen til familien, medarbejderne og aktionærerne. Selskabets CEO tog over, og ca. en time senere var beretningen færdig. Undervejs blev medarbejderne rost gentagne gange, og jeg hæftede mig også ved en selvstændig slide, som fremhævede det stigende antal medarbejderaktionærer gennem de seneste år. 

Siemens broadcaster hele beretningen live, mens resten af generalforsamlingen inklusive debatrunderne bliver live webcastet for selskabets aktionærer (kræver login). Indenfor generalforsamlingens område bliver alt fra salen også transmitteret, og det betyder, at det er uundgåeligt ikke at høre eller se generalforsamlingen medmindre man forlader bygningen. Selv på toiletterne kan man høre formandens beretning og aktionærernes spørgsmål over højttaleranlægget.

Aktionærspørgsmål kan tage op til 4 timer

Kl. 11:30 - 14:30 Inden aktionærerne fik lov til at kommentere og stille spørgsmål, gjorde formanden opmærksom på at talerne skulle henvende sig til en af de to skranker for at komme på talerlisten. Der blev ligeledes opfordret til en sober tone, og at hvert indlæg ikke burde vare længere end 10 minutter. Dette understøttes af en rød lampe på hver af de to talerstole, som begynder at blinke efter 8 minutter, for derefter at lyse konstant efter 10 minutter. Formanden understregede til sidst, men ikke mindst, at generalforsamlingen ønskedes afviklet indenfor 4-6 timer, som anført i de tyske corporate governance regler(!) 

Efter første runde af indlæg, som tog ca. en time, begyndte besvarelsen, som tog lige så lang tid. Der blev kørt adskillige runder på denne måde, dog blev hver runde kortere end den forrige. En række af indlægsholderne respekterede ikke 10 minutters-reglen, hvilket selvfølgelig trak tiden ud. Men langt de fleste talere var professionelle aktivister eller investorer, der har ordet i deres magt, så aktionærerne virkede ikke som sådan utilfredse. En del forlod dog Olympiahalle efter beretningen. Når en aktionær går "før tid" bliver vedkommende spurgt om at afgive fuldmagt for resten af generalforsamlingen eller alternativt blive afregistreret. Et forhold vi også sikrer ved de danske generalforsamlinger.

Alle aktionærspørgsmål skal besvares fyldestgørende på generalforsamlingen

Bag den 30-40 meter brede scene og under tribunerne var der nok mindst et par hundrede mennesker, heriblandt medarbejdere fra Siemens og Computershare, konsulenter og revisorer, som sørgede for en korrekt afvikling af generalforsamlingen. Tysk praksis tilsiger, at alle spørgsmål fra aktionærerne må og skal besvares fyldestgørende på generalforsamlingen. Spørgerunderne er derfor krævende med de ofte meget komplicerede og detailorienterede spørgsmål. Derfor har de tyske selskaber oftest et helt Q&A team på 50-100 mand, siddende klar til on-the-fly at levere detailsvar til formanden eller direktøren. 

Bag scenen var der ligeledes etableret et ”Rechenzentrum”, en optællings-central, som på baggrund af adgangsregistreringer, fuldmagter mv. løbende holdt styr på stemmer og quorum. Ved eventuelle afstemninger er det også her, at optællingen foregår. Vigtigheden af Rechenzentrum var understreget med selvstændig vagt og adgangskontrol til rummet. Elektronisk afstemning, som vi kender det fra nogle af de store danske generalforsamlinger, benyttes ikke i Tyskland, så det er klassiske stemmesedler, der tages i brug. Ved en afstemning vil ca. 30 hjælpere gå rundt med stemmebokse til indsamling af stemmesedler, hvorefter de i indstuderet formation vil gå bag scenen til optællings-centralen overvåget af den eksterne revision. Her bliver hver nummereret stemmeboks afleveret på sin plads med tilsvarende nummer. Derefter overtages optællingen af stemmetællerne og deres scannere. Hver scanner kan registrere 800 stemmesedler i minuttet. Vel at mærke med flere afstemninger per stemmeseddel. Denne dag blev det til en enkel afstemning på baggrund af et ændringsforslag fra en aktionær. Forslaget blev ikke vedtaget.

Hvad kan vi lære af de tyske generalforsamlinger?

De største generalforsamlinger i Danmark er stadig meget små sammenlignet med Siemens’ setup, men vi kan lære af deres effektivitet i forhold til alt fra vejvisning på deres GF-subsite til håndtering af registrering og aktivering. Og helt konkret er der tre ting, som vi vil opfordre vores danske kunder at overveje: