Tips til generalforsamlingen

Tips til en vellykket generalforsamling

Der er mange forhold, man som børsnoteret selskab skal tage hensyn til, når den årlige generalforsamling planlægges. Vi har samlet nogle af de vigtigste elementer, som vi håber, du kan bruge som inspiration. Forberedelsen af en god og velplanlagt generalforsamling er tidskrævende, men hvis det gøres grundigt kan dit selskab sikre et godt udbytte af generalforsamlingen og ikke mindst understøtte både aktivt ejerskab og aktionærdialog.

Før generalforsamlingen

• Overhold alle lovgivningsmæssige rammer og frister.
• Begynd forberedelserne til generalforsamlingen i god tid. Alle centrale aktører (interne og eksterne) bør inddrages, og en generalprøve er en god måde at reducere riskoen for overraskelser.
• Sørg for at de praktiske rammer (lokaler, adgangsforhold, lyd, lys, registrering mm.) er i orden.
• Understøt det aktive ejerskab ved hjælp af elektronisk kommunikation (elektronisk indkaldelse, tilmelding, fuldmagt, adgangskort mm.).
• Invitér til aktiv og åben dialog med aktionærerne.
• Imødekom aktionærernes øgede krav om indsigt - læg fx Q&A på hjemmesiden og få samtidig overblik over eventuelle kritikpunkter.
• Invitér til åbent hus-arrangementer eller uformelle aktionærmøder i forbindelse med generalforsamlingen.
• Tag stilling til, hvordan aktionærforslag skal behandles forud for generalforsamlingen.
• Åbenhed og transparens skaber tillid og bidrager til ro på generalforsamlingen. Husk altid gensidig respekt og en god tone.
• Kend dine aktionærer og undgå skjult aktionæropposition ved at få et klart overblik over dem - både de navnenoterede i ejerbogen og de unoterede i nominee accounts - eksempelvis via Shareholder ID.
• For selskaber med en stor udenlandsk ejerandel er proaktiv håndtering af fuldmagter og proxy votes vigtig. Sørg for at få overblik over, hvem der stemmer, og hvem der benytter proxy solicitation services. Vi anbefaler, at man bruger sidste års Mini Shareholder ID til at skabe overblik, læser de nye voting guidelines fra de forskellige proxy advisors og går i dialog med de største aktionærer. Derudover kan man med fordel anvende rapporter fra IRS-systemet til at holde sig opdateret på stemmefordeling, tilmeldte aktionærer, tilmeldt kapital mv. Tag også stilling til, om generalforsamlingen skal afholdes på engelsk.
• Invitér marketing/kommunikation til at deltage i planlægningen og aktivér generalforsamlingen over for aktionærerne - eksempelvis ved at lancere nye produkter eller benytte anledningen til at fremvise produkterne.
• Overvåg og benyt de sociale medier, så selskabet hele tiden er orienteret om eventuel aktionæraktivisme - både før, under og efter generalforsamlingen.
• Invitér pressen og forbered den gode historie.

Under generalforsamlingen

• Selskabets bestyrelse og ledelse bør være til rådighed for dialog med aktionærer både før og efter generalforsamlingen.
• Giv udenlandske investorer mulighed for elektronisk deltagelse - eksempelvis via webcast og smartphones.
• Overvej at benytte elektronisk afstemning til eventuelle afstemninger på generalforsamlingen.
• Overvej live webcast af hele generalforsamlingen og simultantolkning for de udenlandske aktionærer.
• Dirigenten skal styre taletiden med omhu.

Efter generalforsamlingen

• Offentliggørelse af generalforsamlingsprotokollen samt afstemningsresultat på selskabets hjemmeside.
• Fuldstændige redegørelser er med til at sikre transparens.
• Overvej offentliggørelse af formandens beretning som selskabsmeddelelse.
• Overvej offentliggørelse af transcript (fuld udskrift af generalforsamlingen på dansk og/eller engelsk).
• Forlæng eventets levetid med en kort video med highlights fra generalforsamlingen og inkludér interviews med bestyrelsesformanden, aktionærer og øvrige stakeholders.
• Evaluer generalforsamlingen – både internt og eksternt - eksempelvis via spørgeskema til fremmødte aktionærer.

Hos Computershare har vi mange års erfaring med planlægning og afvikling af generalforsamlinger, og du er altid velkommen til at kontakte os for rådgivning.

God fornøjelse med generalforsamlingen!