Elektroniske generalforsamlinger - kickstartet af Coronakrisen

Q&A om elektroniske generalforsamlinger

I forlængelse af webinaret har vi samlet essensen af de stillede spørgsmål og svar til brug for kommende overvejelser vedr. delvis og fuld elektronisk generalforsamling:

Mødetyper

Hvad er forskellen på de forskellige varianter af elektroniske generalforsamlinger?

Praktisk forberedelse

Hvordan forbereder man sig bedst muligt til at afvikle generalforsamlingen elektronisk?

Indkaldelsen til generalforsamlingen skal tydeligt beskrive, hvordan aktionæren tilmelder sig generalforsamlingen, afgiver fuldmagt eller brevstemme. Aktionærer (og gæster) der tilmelder sig generalforsamlingen skal registrere deres e-mailadresse, og vil modtage en mail med loginoplysninger og information om, hvordan de deltager på den elektroniske generalforsamling.

Den første delvis eller fuld elektroniske generalforsamling kræver lidt mere forberedelsestid, da både selskabet, dirigenten og moderator skal være fortrolige med opgavefordeling, flowet, eventuelle afstemninger og håndtering af indkomne spørgsmål fra aktionærerne via chatfunktionen. Herudover skal der tages stilling til lokation og eventuelt optagelse af formandens beretning forud for mødet (husk identisk tøj og set-up hvis der optages over flere dage).

Computershare afholder altid et udvidet forberedelsesmøde, hvor diverse tjeklister løbes igennem inkl. forventet deltagelse fra ind- og udland, sprogbehov, forventet spørgelyst mm. Herudover afholdes en generalprøve med de involverede parter i god tid inden generalforsamlingen, så alle er fortrolige med systemet og processerne.

Er det en hindring for de ældre aktionærer, at generalforsamlingen afvikles elektronisk?

Aktionærernes alder har ikke været nogen hindring ved de afviklede elektroniske generalforsamlinger. I indkaldelsen fremgår det tydeligt, hvordan aktionærerne tilmelder sig, og hvor de kan finde oplysninger om fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen. 

Forud for generalforsamlingen får alle tilmeldte aktionærer og gæster tilsendt en e-mail med loginoplysninger og link til generalforsamlingen, som de kan følge via computer eller en app på deres mobil eller tablet. Computershares helpdesk er altid til rådighed for spørgsmål, og vi har kun modtaget ganske få henvendelser fra aktionærer, der har haft brug for hjælp til at logge ind eller få lyd på streamingen. Det er tydeligt, at langt størstedelen er fortrolige med at deltage i online møder.

Hvis selskabet ønsker at imødekomme aktionærernes ønske om et fysisk møde med selskabet, kan det være en mulighed at afvikle generalforsamlingen elektronisk og efterfølgende afholde et fysisk aktionærmøde, hvor aktionærerne har mulighed for at stille spørgsmål til selskabet.

Hvordan håndteres online spørgsmål fra private og institutionelle investorer samt foreninger?

Mange selskaber ser det som en udfordring at håndtere mange (måske irrelevante eller useriøse) spørgsmål fra aktionærerne, da det for mange er nemmere at skrive en spørgsmål i chatten fremfor for at stille sig op på en talerstol og tale til en stor forsamling.

Moderatoren har en skærm, hvor alle indkomne spørgsmål vises. Disse kan grupperes i emner, så dirigenten kan adressere en række spørgsmål med ét svar. Computershares erfaring fra de elektroniske generalforsamlinger, der er afviklet i år, er at det ikke har været et problem.

Alle spørgsmål logges i systemet, så selskabet efter generalforsamlingen har mulighed for at samle op på eventuelt ubesvarede spørgsmål.

Kan gæster logge ind på en elektronisk generalforsamling, og har de mulighed for at stille spørgsmål?

Gæster, rådgivere og presse, der er tilmeldt generalforsamlingen, vil modtage deres unikke loginoplysninger via e-mail fra Computershare forud for generalforsamlingen. 

Gæster har ikke taleret på generalforsamlingen, men de har mulighed for at stille spørgsmål online, og det er herefter op til moderator, om spørgsmålet skal sendes videre til dirigenten.

Hvordan håndteres flere sprog på en elektronisk generalforsamling?

Kan flere logge på med det samme login?

Hvorfor anbefaler proxy advisors at stemme imod fuldstændig elektroniske generalforsamlinger?

Begrundelsen fra proxy advisors ISS og Glass Lewis for at anbefale at stemme imod vedtægtsændringer om afholdelse af fuldstændig elektroniske generalforsamlinger er, at de kan afskære aktionærer fra at udøve deres aktionærrettigheder. Bemærk, at de gældende guidelines er udarbejdet i slutningen af 2019 – altså FØR Covid-19.

Derimod anbefaler de at stemme for delvis elektroniske generalforsamlinger, hvor der både er mulighed for fysisk fremmøde og elektronisk deltagelse.

Juridiske issues

Kræver det vedtægtsændringer at afholde en elektronisk generalforsamling?

En midlertidig bekendtgørelse (393/2020) om fravigelse af virksomheders pligter på selskabs-og regnskabsområdet på Erhvervsstyrelsens område i forbindelse med Covid-19 gør det muligt at afholde en elektronisk generalforsamling uden adgang til fysisk fremmøde.

Bekendtgørelsen trådte i kraft den 8. april 2020 og har virkning for generalforsamlinger, som afholdes senest 8 uger efter ophør af et forbud mod afholdelse og deltagelse i større forsamlinger. Bekendtgørelsen ophæves den 1. januar 2021.

Ønsker selskabet fremadrettet at kunne afholde generalforsamlingen elektronisk uden adgang til fysisk fremmøde, dvs. som en fuldstændig elektronisk generalforsamling, skal dette godkendes af generalforsamlingen. Beslutningen skal optages i selskabets vedtægter.

Vi anbefaler, at bestyrelsen tager det ind som en option i vedtægterne, så der i situationer som Covid-19 er mulighed for at afholde generalforsamlingen fuldstændig elektronisk.

Øvrige spørgsmål

Hvilke omkostninger er der i forbindelse med afvikling af en fuldstændig elektronisk generalforsamling?

Omkostningerne til en fuld elektronisk generalforsamling er på niveau med en fysisk generalforsamling, da der er besparelse på bl.a. venue, forplejning og transporttid, men en ekstra omkostning for den elektroniske afvikling via Computershare/LUMI, der håndterer aktionærer, hvilken kapital og stemmeret de repræsenterer samt afvikling og resultatet af en eventuel afstemning på generalforsamlingen.

Aktørerne er i høj grad de samme som på en fysisk generalforsamling, herunder selskabet, advokat, dirigent, moderator til at håndtere indkomne spørgsmål, Computershare, AV-leverandør, tolk m.fl. Computershare udarbejder en drejebog, der beskriver roller og opgaver for alle parter for at sikre en smidig afvikling af de elektroniske generalforsamlinger.

Mange processer er effektiviseret, og efter generalforsamlingen er det hurtigt at udarbejde et referat, da alle stillede spørgsmål logges i systemet, og der er mulighed for at se en optagelse af generalforsamlingen.

Vil du vide mere?

Hvis du ønsker mere information om afvikling af elektroniske generalforsamlinger, er du meget velkommen til at kontakte din rådgiver hos Computershare eller ringe til os på tlf. +45 4546 0999.

Vi udvider løbende denne Q&A-side, så hvis du har et spørgsmål, du gerne vil have svar på, er du velkommen til at sende det til os på info@computershare.dk.