Tara Israelson
directrice générale, Services de transferts de titres
Laura Stone
directrice, Relations avec la clientèle
Comme la fin de l’année approche rapidement, certaines entreprises émettront des titres avant le 31 décembre . Pour que ce soit un processus efficace et sans stress, il est important de bien planifier et de travailler en étroite collaboration avec vos partenaires. Voici des conseils incontournables qui peuvent aider à simplifier vos émissions d’actions à la fin de l’année :
1. Préparation et communication
- Commencez tôt : Faites appel à votre conseiller juridique et informez votre directeur, Relations avec la clientèle (DRC) dès que possible de la date de clôture prévue. Comme dans le cas de toute transaction, un préavis permet d’éviter les urgences de dernière minute et les problèmes imprévus.
- Créer une liste de vérification : Pour être certain de ne rien oublier, préparez une liste détaillée de toutes les étapes nécessaires et tous les documents dont vous avez besoin pour l’émission. Ces documents peuvent inclure les approbations de la bourse, les demandes auprès de CUSIP Global Services, les documents de clôture, l’attestation de fonction et les directives de trésorerie. Votre conseiller juridique et votre DRC auront des éléments pour votre liste.
2. Identifier les éléments spécifiques des titres
- Exigences relatives aux légendes : Travaillez avec votre conseiller juridique pour statuer sur les légendes de vos titres et préparer leur ébauche. Les légendes courantes comprennent les titres des États-Unis qui portent une mention qui indique une restriction à la revente et une restriction avec date qui précise une période de détention obligatoire.
- CUSIP avec restriction : Assurez-vous que votre DRC est informé à l’avance de tout CUSIP avec restriction afin qu’il puisse établir une catégorie avec restriction pour ces actions. Si les titres font l’objet d’une légende et qu’ils seront déposés auprès de la CDS, un CUSIP avec restriction peut être exigé.
- Actionnaires des États-Unis : Si vous émettez des titres à des porteurs des États-Unis, vous devrez fournir les renseignements relatifs au prix de base sur la directive de trésorerie. Cette information est nécessaire pour produire les feuillets d’impôt des actionnaires.
3. Obtenir les approbations applicables
- Exigences de la bourse : Chaque bourse peut avoir des exigences particulières pour l’émission d’actions. Votre conseiller juridique peut fournir des conseils sur les règles boursières et les dispositions réglementaires qui s’appliqueront à l’émission de vos titres.
- Soumettre les demandes sans délai : Bien à l’avance, soumettez toutes demandes ou avis nécessaires à la bourse et à la CDS, si vous avez besoin d’un nouveau CUSIP. Votre conseiller juridique doit bien connaître les dates des demandes et des approbations nécessaires.
4. Communiquer et examiner
- Mettre en place des communications claires : Mettez l’équipe en communication – le conseiller juridique, le DRC, le courtier, les personnes-ressources de l’entreprise – pour faire le point et donner des instructions claires pour éviter des malentendus et des retards. Le conseiller juridique peut préparer une chaîne de courriels de clôture pour permettre à chaque partie de confirmer que les activités sont terminées le jour de la clôture.
- Examiner les renseignements sur les actionnaires : Veuillez vous assurer que tous les renseignements sur les actionnaires sont bons pour l’émission, p. ex. nom du propriétaire (immatriculation), nom orthographié correctement et adresse actuelle. S’il y a plus de 25 porteurs inscrits pour l’émission, vous aurez besoin d’un fichier Excel pour assurer un traitement efficace. Votre DRC vous fournira le format de fichier.
- Examiner le texte des légendes : S’il s’agit d’un nouveau texte, votre DRC demandera la révision et la confirmation du texte de la légende avant l’émission des titres.
5. Identifier la forme de titres et la livraison
- Actions représentées par un certificat : Bien que ce ne soit pas aussi courant maintenant, certains actionnaires peuvent vouloir des certificats en papier. Votre DRC veillera à ce que votre solution d’impression QuickCert convienne à ce format.
- Système d’inscription directe : Pour les émissions électroniques, les actions seront consignées au registre et on enverra un relevé à l’actionnaire. Si vous avez besoin de copies PDF des relevés d’inscription directe, veuillez informer votre DRC de ces exigences particulières.
- Titres déposés auprès de la CDS : Si les titres ont été réglés à un courtier par l’entremise de la CDS, le courtier établira le numéro du dépôt que Computershare confirmera le jour de la clôture.
- Ramassage au bureau régional : Si les actionnaires ou les courtiers doivent aller chercher des certificats à des bureaux régionaux, veillez à ce que votre DRC ait ces directives de distribution et la date retenue.
Nous espérons que ces renseignements sont utiles pour la préparation de toute émission de titres, surtout si vous en prévoyez une avant le 31 décembre. Si vous avez des questions ou besoin d’aide, veuillez communiquer avec votre directeur, Relations avec la clientèle.
Computershare ne fournit pas et ne prétend pas fournir à quiconque des avis juridiques, des conseils en placements ou en fiscalité.